Du är viktig för oss och så även att dina personuppgifter hanteras på ett tryggt och korrekt sätt. Vi välkomnar därför GDPR!
För oss är det viktigt att du som kund känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter och att vi säkerställer dataskydd för personuppgifter i de tjänster vi levererar till dig. Inom Clockwork Bemanning & Rekrytering gruppen behandlar vi en stor mängd personuppgifter vilket är en naturlig följd av våra tjänsters karaktär. Personuppgiftsbehandling förekommer i våra tjänster såsom rekrytering och uthyrning av personal.
Clockwork Bemanning & Rekrytering är medlem i branschorganisationen Bemanningsföretagen. Bemanningsföretagen har tillsammans med jurister och medlemsföretagen tagit fram en vägledning för att underlätta för medlemsföretagens anpassning till gällande regelverk avseende dataskydd och behandling av personuppgifter. Vi har sedan en lång tid arbetat med att anpassa vår verksamhet efter gällande Dataskyddslagstiftning och med stöd av Bemanningsföretagens vägledning. Det handlar om anpassning av system, processer och rutiner för de medarbetare som hanterar personuppgifter.
Medarbetarna inom Clockwork Bemanning & Rekrytering som arbetar operativt med verksamheten har fått en grundläggande utbildning om de nya reglerna för personuppgiftshantering och utbildas löpande i förändrade processer och rutiner avseende det dagliga arbetet.
Clockwork Bemanning & Rekrytering gör löpande systemanpassningar för att möta krav på hög säkerhet och för att möjliggöra effektiv hantering av behörighetsfrågor, gallringar, återkoppling till registrerade m.m. Ytterligare utvecklingsinsatser är planerade under våren och hösten för att ge bättre tekniskt och automatiserat stöd i vissa behandlingar, exempelvis delning av dokument innehållande personuppgifter.
Personuppgiftsbiträdesavtal upprättas med alla leverantörer som på något sätt behandlar personuppgifter åt någon av gruppens verksamheter.
Beroende på vilken typ av tjänst som tillhandahålls kan ansvaret för behandlingen av personuppgifterna fördelas olika mellan avtalsparterna. Nedan har vi beskrivit hur Clockwork Bemanning & Rekrytering uppfattar ansvarsfördelningen utifrån gällande lagstiftning och Bemanningsföretagens vägledning.
Behandling av personuppgifter vid rekrytering
I samband med en rekryteringsprocess samlar Clockwork Bemanning & Rekrytering in och behandlar relevanta personuppgifter och information om andra relevanta förhållanden som har betydelse för möjligheten att matcha kandidater mot kundernas behov. Clockwork Bemanning & Rekrytering är i dessa fall Personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi samlar in eftersom vi använder oss av vår egenutarbetade metod för insamling och behandling av personuppgifter inom ramen för uppdraget. Clockwork Bemanning & Rekrytering har också ett helt självständigt ändamål med behandlingen eftersom vi vill skapa en långsiktig relation med marknadens kandidater såsom kompetenspartner. Ni som kund ansvarar själv som personuppgiftsansvarig för de personuppgifter ni mottar från Clockwork Bemanning & Rekrytering inom ramen för uppdraget.
I samband med att vi samlar in kandidaters personuppgifter informerar vi dem noggrant om hur personuppgifterna kommer att behandlas i enlighet med gällande regler. Vi informerar också om att vi kan komma att överlämna deras information till kund.
Behandling av personuppgifter vid bemanning
När Clockwork Bemanning & Rekrytering hyr ut en bemanningskonsult, arbetar denne under kundens direkta ansvar och arbetsledning. Om bemanningskonsulten under uthyrningsförhållandet behandlar personuppgifter hos kunden ska ett sekretessavtal ingås mellan kund och bemanningskonsulten som förhindrar att personuppgifter delas med Clockwork Bemanning & Rekrytering (eller andra externa parter). Om Clockwork Bemanning & Rekrytering inte på annat sätt har åtkomst till personuppgifterna saknar Clockwork Bemanning & Rekrytering kontakt med kundens personuppgiftsbehandling. Kunden är därmed personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som bemanningskonsulten behandlar under uthyrningsförhållandet.
Clockwork Bemanning & Rekrytering är personuppgiftsansvarig för personuppgifter avseende Clockwork Bemanning & Rekrytering s anställda bemanningskonsulter och kandidater. Clockwork Bemanning & Rekrytering anställda och kandidater får tydlig information om att personuppgifter delas med kund i samband med presentation inför och genomförande av ett uthyrningsuppdrag. Överlämnandet av denna information sker dock inte som ett lån utan som sanktionerad informationsdelning. Kunden har sitt eget ändamål för behandling av dessa personuppgifter och gör så under eget ansvar och risk.
Slutsatsen är därmed att inget personuppgiftsbiträdesavtal behövs för traditionell bemanning vilket också stödjs av Bemanningsföretagens vägledning.
Behandling av personuppgifter som kan föranleda personuppgiftsbiträdesavtal
Det kan finnas undantagsfall där Clockwork Bemanning & Rekrytering har tillgång till kundens system för behandling av personuppgifter för kunds räkning. Likaså om kund överlämnar personuppgifter till Clockwork Bemanning & Rekrytering som kunden uppdrar Clockwork Bemanning & Rekrytering att behandla för kunds räkning, exempelvis om Clockwork Bemanning & Rekrytering endast hjälper till med urval eller kompetensverifiering som ett komplement eller stöd till kundens egenrekryteringsprocess. I dessa fall kan det bli aktuellt att upprätta ett personuppgiftsbiträdesavtal.
Behandling av personuppgifter avseende kundkontakter
Clockwork Bemanning & Rekrytering behandlar också i begränsad omfattning personuppgifter om våra kunders kundkontaktpersoner. Clockwork Bemanning & Rekrytering gör detta utifrån en intresseavvägning och ansvarar för att dessa registrerade personer informeras om behandlingen på det sätt som dataskyddsreglerna kräver.
Har du ytterligare frågor är du alltid välkommen att kontakta din kontaktperson hos Clockwork Bemanning & Rekrytering eller via dataskydd@clwork.se